Книга реєстрації наказів – важливий інструмент організації роботи будь-якого підприємства чи організації. Вона служить для систематизації та обліку всіх наказів та розпоряджень, виданих керівництвом. Але як правильно вести цю книгу, щоб вона була зручною та інформативною?
Перше, що потрібно зробити під час ведення книги реєстрації наказів – це її правильне оформлення. Кожен запис у книзі повинен містити інформацію про номер наказу, дату його видачі, імена керівників, які видали наказ, та виконавців. Крім того, важливо вказати терміни виконання наказу та результати його виконання. Всі записи повинні бути чіткими та легко читаються.
Друге, що слід врахувати під час ведення книги реєстрації наказів – це зручна структура. Записи можна розділити на кілька категорій в залежності від типу наказу, наприклад, на накази про затвердження нових посад, накази про призначення на посаду, накази про перекази тощо. У кожній категорії зручно вказувати номери наказів у порядку їх видачі. Це дозволяє швидко знайти потрібний наказ, якщо вам потрібно буде звернутися до нього в майбутньому.
Зрештою, важливо не забувати про правила зберігання книги реєстрації наказів. Вона повинна бути захищена від прямих сонячних променів та вологи, щоб запобігти її пошкодженню. Книгу реєстрації наказів рекомендується зберігати у спеціальній шафі або скриньці, щоб забезпечити її збереження та зручний доступ.
| Як правильно вести книгу реєстрації наказів | |||
|---|---|---|---|
| Накази – це важливий інструмент управління організації.Ведення книги реєстрації наказів дозволяє систематизувати та контролювати процес їх видачі та виконання. | |||
| Дата | Номер наказу | Зміст наказу | Відповідальна особа |
| 01.01.2022 | Наказ №001 | Твердження графіка відпусток на поточний рік | Генеральний директор |
| 10.01.2022 | Наказ №002 | Встановлення нових стандартів безпеки для виробництва | Технічний директор |
| 20.01.2022 | Наказ №003 | Збільшення заробітної плати працівників на 10% | Фінансовий директор |
Як ведеться журнал реєстрації наказів?
В цей журнал реєстрації потрапляють усі накази, статус яких не дорівнює "Готується". Весь список наказів поділено на сторінки по 30 документів на кожній. У верхній частині вікна вказано, скільки всього документів міститься в журналі реєстрації та скільки сторінок. Номер кожної сторінки наведено посиланням на неї.
Як правильно нумерувати накази на підприємстві?
Накази, що стосуються основної діяльності підприємствазазвичай нумеруються за допомогою лише цифр індекси не використовуються, проте організація може використовувати і буквений код, і ніхто не може їй це заборонити. Присвоєння наказам номерів здійснюється у хронологічному порядку, починаючи з цифри 1.
Як правильно реєструвати накази?
При реєстрації наказів (розпоряджень) за особовим складом із терміном зберігання «75 років ЕПК» (прийом, переведення, звільнення та ін.) їм надаються порядкові номери з додаванням літерних позначень «к» або «л/с», наприклад: «наказ № 1-к» або «№ 5-л/с».